Cotejar
¿Qué significa cotejar?
Cotejar es confrontar una cosa con otra, o compararlas teniéndolas a la vista (Diccionario de la lengua española). Cotejar un documento es comprobar que una copia coincide con su original; la copia así comprobada es una copia cotejada.
Cotejado y cotejada son el participio de cotejar («copia cotejada»); el sustantivo es cotejo.
¿Qué significa cotejar? Significa comparar una cosa con otra, en especial una copia con su original, para comprobar que coinciden. No es lo mismo que hacer una fotocopia: la fotocopia reproduce el documento; el cotejo comprueba que la reproducción es fiel.
En una operación inmobiliaria en Murcia, el cotejo ayuda a detectar diferencias entre la nota simple, la escritura y los datos catastrales. Promurcia revisa la nota simple en toda compraventa que gestiona. Si tiene dudas sobre el documento que le exigen, contacte con el equipo antes de presentar el expediente.
Guía práctica relacionada: Nota simple del Registro: qué es y cómo pedirla.
Descripción técnica
¿Qué es cotejar un documento y quién puede hacerlo? Es comparar su copia con el original y comprobar que coinciden. En un trámite administrativo, lo habitual hoy es presentar una copia: la Administración no exige originales salvo excepción legal y solo puede pedir el cotejo con el original de forma motivada (artículo 28 de la Ley 39/2015). Si presenta documentos en papel, la oficina de asistencia en materia de registros los digitaliza y le devuelve los originales (artículo 16.5), y los funcionarios habilitados pueden expedir copias auténticas (artículo 27). En un expediente notarial, el notario puede actuar mediante testimonio o legitimación, según lo que corresponda.
La copia cotejada o compulsada es la reproducción que se certifica como coincidente con el original después de esa comparación. La copia auténtica es la expedida o certificada por la autoridad competente, con garantía de fidelidad. La copia simple reproduce el documento, pero no incorpora una certificación oficial de coincidencia.
En la notaría, el testimonio (por ejemplo, de un documento que se exhibe al notario) da fe de que la copia coincide con el original; la legitimación de firma da fe de que una firma corresponde a una persona determinada. Si su expediente pide una compulsa, indique que necesita verificar la copia con el original y solicite que le confirmen qué modalidad corresponde.
Marco legal
¿Qué norma se aplica a las copias auténticas? La Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común. Su artículo 27 regula las copias auténticas: las expiden los órganos competentes, mediante funcionario habilitado o actuación automatizada, y tienen la misma validez y eficacia que los originales. Su artículo 28 establece que las Administraciones no exigirán documentos originales salvo excepción legal y que solo excepcionalmente, y de forma motivada, podrán pedir el cotejo con el original. Las copias de documentos notariales, registrales y judiciales se rigen por su propia legislación (artículo 27.6).
Si el expediente exige una copia auténtica o una compulsa, pida a la oficina que lo tramita que confirme quién debe emitirla y qué modalidad de cotejo admite. No presente una copia simple como si fuera auténtica. Guarde el original, la copia cotejada y el justificante de presentación.
Ejemplos prácticos en Murcia
- Cotejar documentos en Murcia: compare la nota simple informativa con la escritura antes de firmar una compraventa. La nota simple recoge titulares, descripción, cargas y limitaciones, pero no es una certificación con fe pública. Si detecta una diferencia, solicite la actualización correspondiente antes de continuar. Promurcia revisa la nota simple en toda compraventa que gestiona.
- Cotejar medidas con el Catastro: compare la superficie y la referencia catastral que figuran en el documento con los datos catastrales. El Catastro recoge datos físicos y valor catastral, mientras que el Registro protege la titularidad y las cargas. Esta comparación ayuda a detectar discrepancias antes de presentar la documentación.
- Presentar un documento en un expediente administrativo de Murcia: compruebe si basta con una copia (la regla general de la Ley 39/2015) o si le piden expresamente una copia auténtica; en ese caso, puede obtenerla de un funcionario habilitado, por ejemplo en una oficina de asistencia en materia de registros. Antes de ir, compruebe qué documento exige el procedimiento y si necesita una copia simple, cotejada o auténtica. La nota simple puede pedirla cualquier persona con interés conocido en averiguar el estado de la finca, sin necesidad de ser la propietaria (artículo 221 de la Ley Hipotecaria).
Preguntas frecuentes
¿Qué es cotejar un documento?
Es comparar una copia con su original para comprobar que coinciden. La comprobación se realiza con el original disponible y deja constancia de que la reproducción es fiel.
¿Qué significa copia cotejada?
Es una copia que una persona autorizada compara con el original y certifica como coincidente. También suele denominarse copia compulsada.
¿La compulsa sigue existiendo?
La palabra sigue en uso y en el diccionario («copia de un documento cotejada con su original»), pero la Ley 39/2015 ya no habla de compulsa: regula las copias auténticas, que expiden los funcionarios habilitados, y establece que la Administración no exige originales salvo excepción legal (artículos 27 y 28). Algunos organismos o normas sectoriales pueden seguir usando el término: si se lo piden, pregunte qué tipo de copia necesitan.
¿Cuál es la diferencia entre cotejar y compulsar?
Cotejar es comparar en general. Compulsar es cotejar una copia con el documento original para determinar su exactitud (RAE); el resultado es la compulsa, es decir, la copia cotejada. En la Administración, la figura equivalente hoy es la copia auténtica (artículo 27 de la Ley 39/2015).
¿Qué significa cotejado o cotejada?
Es el participio de cotejar: un documento cotejado, o una copia cotejada, es el que se ha comparado con su original y se ha comprobado que coincide. El sustantivo es cotejo, «acción y efecto de cotejar» (Diccionario de la lengua española).
¿Qué es el cotejo de letras en un juicio?
Es una prueba pericial: según el Diccionario de la lengua española, el cotejo de letras es la que se practica cuando no se reconoce o se niega la autenticidad de un documento privado presentado en juicio.
Términos relacionados
- legitimación
- certificación registral
- notaría
- testimonio notarial
- documento público
- documento privado
- legalización
- protocolo notarial
- registro de la propiedad