Marco jurídico

Fotocopia Compulsada

¿Qué significa fotocopia compulsada?

La fotocopia compulsada es una copia de un documento original cuya autenticidad ha sido verificada oficialmente frente al original.

La fotocopia compulsada constituye un concepto jurídico-administrativo de uso cotidiano en el tráfico inmobiliario español, consistente en una reproducción de un documento original cuya autenticidad ha sido verificada por un funcionario público o profesional autorizado, dotándola de la misma eficacia probatoria que el original en los procedimientos y operaciones en que se exige su presentación. En esencia, no es una mera copia simple, sino un instrumento certificado que permite acreditar la existencia y el contenido de un documento sin necesidad de exhibir el original, lo que resulta especialmente útil cuando este no puede desplazarse físicamente sin riesgo de extravío o deterioro. Para propietarios, compradores, inversores y herederos, el manejo de la fotocopia compulsada es una competencia práctica indispensable, pues aparece recurrentemente en todas las fases del ciclo inmobiliario. En una compraventa, el notario suele exigir compulsada del DNI o NIE, del título de propiedad previo, de las escrituras de carta de pago hipotecaria o de licencias municipales; el banco que financia la operación también requiere compulsadas de la documentación de ingresos, de la escritura de la vivienda y de los seguros vinculados.

En los procedimientos hipotecarios, la tasación del inmueble exige compulsada del catastro, de la nota simple registral y de los planos de la propiedad. En las herencias y sucesiones, el notario o la administración tributaria autonómica reclaman compulsadas del certificado de defunción, del testamento o de la declaración de herederos, así como de los títulos de los bienes que se adjudican. En el ámbito del arrendamiento, el propietario debe proporcionar compulsada de su escritura de propiedad para formalizar el contrato y registrar la fianza, mientras que el inquilino suele aportar compulsada de su documento de identidad y de sus nóminas. En los trámites urbanísticos, como la solicitud de licencia de obras o la inscripción de una declaración responsable, los ayuntamientos piden compulsadas de la documentación técnica y de la escritura de dominio. Los profesionales que intervienen en la obtención y validación de la fotocopia compulsada son diversos.

El notario es el fedatario público por excelencia, capacitado para compulsar tanto documentos públicos como privados en el ejercicio de su función; el registrador de la propiedad y mercantil también puede compulsar las copias de los documentos que obran en su archivo; los funcionarios de la administración pública (ayuntamientos, Agencia Tributaria, Registro Civil) están habilitados para compulsar documentos relacionados con sus competencias; y, en ciertos ámbitos, los abogados y procuradores pueden compulsar documentos procesales, aunque esta facultad está limitada por la ley. El tasador que elabora el informe de valoración del inmueble suele solicitar compulsadas de los planos y de la nota simple, pero no las expide. El agente inmobiliario, por su parte, no está legalmente autorizado a compulsar documentos, aunque sí puede gestionar su obtención ante las entidades competentes. Un error frecuente entre los particulares es creer que cualquier fotocopia simple, sin sello ni firma oficial, vale para un trámite notarial o administrativo, o que la compulsada tiene validez indefinida.

En realidad, la mayoría de las administraciones y notarías exigen que la compulsa tenga una antigüedad máxima de tres a seis meses, según el procedimiento, y debe realizarse por el funcionario competente en el momento de la gestión. Otro malentendido común es confundir la fotocopia compulsada con la copia autorizada de una escritura pública: esta última es un documento expedido por el notario que contiene el texto íntegro del instrumento original y tiene plena eficacia ejecutiva, mientras que la compulsada es una mera reproducción certificada de un original ya existente, sin fuerza ejecutiva por sí misma. Conviene recordar que, en operaciones inmobiliarias de alto valor, el profesional experto aconseja siempre conservar los originales y gestionar las compulsadas con tiempo suficiente para evitar dilaciones que comprometan la operación.

Descripción técnica

La fotocopia compulsada se configura como un instrumento de fe pública administrativa que permite atribuir a una copia el mismo valor probatorio que el documento original, siempre que sea expedida por funcionario público competente en el ejercicio de sus funciones. El procedimiento para obtener una fotocopia compulsada sigue una secuencia estandarizada. El interesado debe presentar el documento original y una copia simple del mismo ante el funcionario habilitado.

Este coteja ambas versiones, verifica que la copia sea fiel al original y, si no existe discrepancia, estampa un sello oficial y firma en la copia, haciendo constar la fecha, la identidad del funcionario y la expresión "compulsada". En el ámbito de la Administración General del Estado y de las comunidades autónomas, este trámite es gratuito y se realiza en ventanillas de registro, oficinas de asistencia en materia de registro o servicios de información. En el ámbito notarial, la compulsa se rige por el arancel notarial, que establece honorarios fijos por cada documento compulsado. Los plazos son inmediatos si se dispone del original en el momento, aunque pueden demorarse cuando la compulsa se realiza mediante solicitud electrónica y requiere verificación posterior. La documentación necesaria se limita al original y al DNI o documento acreditativo de la identidad del solicitante.

Desde el punto de vista tributario, la fotocopia compulsada no constituye un hecho imponible por sí misma, por lo que no genera obligación de liquidar el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD), ni el Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana (IIVTNU o plusvalía municipal). Sin embargo, su obtención es un presupuesto necesario para realizar numerosos actos que sí tienen relevancia fiscal. Por ejemplo, la presentación de escrituras privadas para la liquidación del ITP y AJD en la compraventa de inmuebles exige que los documentos privados estén compulsados si el original no es oficial. En el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), las copias compulsadas pueden ser requeridas por la Agencia Tributaria para acreditar gastos deducibles o plusvalías, aunque el coste de la compulsa no es por sí mismo deducible salvo que forme parte de los gastos generales de una actividad económica.

En el ámbito del Catastro Inmobiliario, las copias compulsadas de escrituras o títulos de propiedad permiten solicitar la actualización de la referencia catastral o la rectificación de datos, si bien el Real Decreto Legislativo 1/2004, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario, exige original o copia auténtica para ciertos procedimientos. Deben distinguirse dos modalidades principales de compulsa. La compulsa administrativa presencial es realizada por un funcionario público y recae sobre documentos en papel. Esta segunda modalidad tiene plena validez jurídica y es especialmente útil para procedimientos telemáticos ante la Administración, el Catastro o los Registros de la Propiedad en aquellos casos en que se permita la presentación de copias electrónicas.

Marco legal

El concepto de fotocopia compulsada, entendida como la copia de un documento original que un funcionario público certifica como fiel a aquel tras cotejarlo, carece de una regulación sistemática en un solo cuerpo legal, pero se encuentra implícitamente reconocido en varias normas del ordenamiento jurídico español. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, constituye la referencia principal en sede administrativa.

Ejemplos prácticos en Murcia

  • María y Juan compran una vivienda en el centro de Murcia capital por 180.000 euros. El banco les exige fotocopias compulsadas de sus DNIs, nóminas y declaraciones de IRPF para conceder la hipoteca. Acuden a una notaría cercana a la plaza de las Flores, donde abonan 3 euros por documento. La compulsa certifica que las copias son fieles al original, requisito indispensable para que la entidad bancaria pueda tramitar el préstamo con garantía hipotecaria de forma segura y legal.
  • La empresa Construcciones del Sureste S.L. adquiere una nave industrial en el polígono Cabezo Beaza de Cartagena por 450.000 euros. El notario solicita fotocopias compulsadas de la escritura de constitución, los poderes del administrador y el CIF de la sociedad. El administrador las obtiene en el Registro Mercantil de Murcia, pagando 6 euros por cada juego. Sin estas copias compulsadas, no se puede elevar a público el contrato de compraventa ni inscribir la propiedad a nombre de la compañía.
  • La familia López hereda un piso en la calle Mayor de Lorca, valorado en 120.000 euros tras los terremotos. Para aceptar la herencia y repartir los bienes, el abogado les pide fotocopias compulsadas del certificado de defunción del padre, del testamento y del libro de familia. Las consiguen en el Registro Civil de Lorca por 2,50 euros cada una. La compulsa es imprescindible para presentar la documentación ante la oficina liquidadora del Impuesto de Sucesiones y Donaciones en Murcia.

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